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第12章（第1页）

集中注意力的最好办法是谨慎控制时间。主席机警地坐下，向着那些注意他的人微笑，并看着那些不注意的人。不久，注意的人也会去看不注意的人。不注意的人会从他们的同仁那里感到一股压力。他们把头抬起来看。主席立刻对他们微笑，并再向四周扫视一下，接着就开始开会。

这种时间控制需要很高的技巧。它通常需要5到10秒钟的时间让主席以这种方法来获得大家彻底的注意（虽然对他来说，等待大家全部注意他好像有一生的时间那么长）。

然后是适时致开场白的技巧。什么是开场白？它应当是种能让参加会议的人员立刻领会本次会议特性的言辞。主席应迅速地让他们了解会议所设定的方法，并获得他们的同意与认可。

他应当将讨论的提纲置于他面前的备忘卡上，他的语调是要积极而有自信。

使用第八节所讨论过的范例：各位女士、各位先生：早安。我们今天在这里是要讨论在印尼设置办事处一案。而在上次会议时，已经取得我们需要有这样一所办事处的共识。今天是要讨论如何设置。我建议我们的讨论事项是：（1）办事处应当设在何处（2）办事处是否雇用当地居民，还是遴选驻外人员（3）办事处人员编组（4）作业时间限制&ldo;这样可以吗？各位女士，各位先生‐‐那些提纲是否可让你们把想要提的事情都提了出来？大风，你觉得可不可以？正堂，你呢？&rdo;

（主席在这里的用词方式是很重要的‐‐但在评论他的用词前，先让我们继续听他的开会致词。）

好的。我们都同意讨论的顺序，它们是：地址国籍人员编组时间管制&ldo;各位女士，各位先生，我认为还有一些限制事项我们应该先说好。例如，我们不想在讨论印尼这个题目时去谈论在泰国所发生的事情，或是在孟加拉的问题。同时这也不是一个谈论出口的适当时机&rdo;。

（获得同意）

&ldo;我想是我们应当在45分钟内就可以完成讨论并做出决定。你们看这是否合理，各位女士、先生们？&rdo;

（获得同意）

&ldo;很好。各位女士、先生们，因此我们所同意讨论的第一个事项是印尼办事处的地点，谁愿先发表意见？志文，我想你对这个问题已经作了些研究。

你能不能告诉我们？？&ldo;

从主席的致词中，会议重点的顺序已告确立：会议的目的会议的方向限制事项会议进行步骤这个议事程序已经获得大家的一致同意。如果与会人员还有任何其他意见的话，例如，他们想要增加几点，他应当以弹性手法来处理它们，不是修正他的计划，就是把他们所提的各点纳入他的讨论提纲内（并在备忘卡上注明）。

除了订定程序，获得并强调一致同意外，主席亦应当采取行动以免会议停滞不前。

他的用词，以及用词的顺序都是经过慎重选择的。例如，当讨论计划时，较适宜采用的词句是&ldo;那可行吗，各位女士、先生们‐‐那是否可让你们把想提出的事情都提出来呢？&rdo;他先问：&ldo;那可行吗？各位女士、先生们？&rdo;‐‐合理的推断是当他们还在思考该用什么话答复时，他很可能会看到他似有一脸茫然的表情。他再问：&ldo;那是否可让你们把想提出的事情都提出来呢？&rdo;第二个问题在逻辑上是多余的‐‐因为第一个问题把所有的意向及目的都问了。但是那个多余的问题，隔了两三秒钟，可使开会的人有时间去整理他们的思路，并可能提出答复。沉默，容易变得暮气沉沉，而重复的问题则是生气勃勃的保障。

主席在这个时候获得答复是很重要的。会议必须继续进行，与会人员必须立刻涉身其中。他不可以造成空档、节奏中断，形成可怕的间歇。

因此，如果他没有从全体与会人员中立刻获得答复，他应该马上转身去问一个可望迅速提出意见的人。

&ldo;志文，你看那行不行？&rdo;不要说：&ldo;你看那行不行，志文？&rdo;志文，像别人一样，对于一般人不必在会议中发言的事情已经慢慢习惯了。如果问题在末尾加上&ldo;志文&rdo;而提出，那末他突然发现自己已处于球场的中间。在他回答前他需要有一两秒钟的时间‐‐间歇于是发生了。顺利进行的节奏没有被适当地建立起来。更糟的是，这使人对主席产生一种找志文麻烦的感觉。

因此，主席必须慎重地挑选一个人起来发言，先喊他的名字志文，并使志文迅速回答所提的问题。

如果遇到志文没有立刻答复时，主席应当采取进一步的行动来阻止间歇的延长。他应当采用闲聊方式，不管要花多少分钟，并以表情、手势、语调来鼓励志文发言。

主席：志文，那可行吗？它是否可让你把想要提的事情怂了出来？你能不能设法？

志文：我看那样不错。主席：正堂是否？？？正堂：&ldo;是的，很好&rdo;。气氛就这样迅速地被连接起来。正堂现在很快地进来阻止主席继续闲聊下去。

于是，经过建立目的‐‐计划限制‐‐时间的过程后，主席将会议带向实质的讨论上。

再说，他在会议开始时所要求发表意见的方法必须有助于建立他所一直努力以赴的会议气氛与生气。

&ldo;好的，各位女士，先生们。那么让我们按照我们所同意的，开始讨论我们应当如何积极地招标。谁愿意对这个问题先发表意见？&rdo;

（有一段很短暂的中断。如果有人确实乐意协助让会议向前推进的话，就尽量予以利用。但情况可能是，主席必须采取进一步的行动来促使会议进行。因此？？）

&ldo;大风，你曾经替我们办过许多案例。我不知道像这次的招标事宜你有些什么经验。什么是？？？&rdo;

闲聊一会儿，用一种询问的语调，不要太高，眼睛盯着大风看。他知道要看他的了，他会很快地接替主席的闲聊。

结果会议的活力就建立了。会议按计划地向前进行。所以说，在会议的开始阶段，主席的行为是有决定性的。作个总结：（1）他需要有一种他能经常遵循的会议程序或顺序，即使他偶尔会心不在焉。这种读者应牢记在心的顺序是：目的计划限制时间（2）他的准备工作应当使他能够简要地将这些讨论事项的提纲，写在他的备忘卡上。

（3）他应当集中精神于影响会议的气氛。

（4）那种影响力的主要因素是：1进入会场时的姿势与步伐2开始主持会议时的态度与时间控制3设法取得与会人员的同意4建立会议蓬勃朝气，并控制会议的进行速度3会议最重要的四阶段（1）超然、客观主席对讨论结果常常产生强烈的兴趣。他对讨论的重要因素及最佳结果会有个人的意见。他当然禁不住想提出这些意见来指导与会人员进行讨论；他不应当如此。

他应当让人看起来是客观、超然的。被人视为立场偏差的主席所造成的伤害，可分两方面来看。

第一，与会人员对主席的意见自然会有反应，并会过度受那些意见影响：要不是面对一位倔强的独裁人物把他们自己的意见压制下来，就是起而反抗或反对。不管一个人是如何地理性，当在控制会议时，他让人看起来总觉得是在抓权。除非他能很快地表现出他的超然立场，否则一定会引起情绪上的反弹。

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